Normalmente en este blog hablamos de comunicación, publicidad,diseño, tendencias … no obstante, esta semana queremos hablar de “administración” ¿Por qué? porque llevar una mala administración es muerte segura para cualquier empresa, tanto para la más grande como para la más pequeña; y por ello queremos recordarte algunos aspectos importantes y aconsejarte, como verás al final del artículo, sobre cómo sacar más rentabilidad al marketing y a la comunicaciónde tu empresa:
- Conocer el umbral de rentabilidad de tu empresa. Es lo primero que debes tener claro, cuánto debes vender para que, después de cubrir los costes variables, puedas cubrir tus costes fijos con el margen establecido. Si conoces este dato, en cualquier momento sólo sabiendo lo que has facturado sabrás si estas obteniendo beneficios, cubriendo costes o perdiendo dinero.
- Conocer el periodo de rotación del efectivo. Se supone que cada euro que inviertes en tu negocio tiene que volver a ti incrementado en los beneficios que tu actividad debe generar, cuando vuelve a tus manos estás en condiciones de volver a invertirlo y que nuevamente vuelva a ti acompañado de los beneficios, de forma que cuantas más veces al año puedas invertir el mismo euro, mayor será la rentabilidad de tu empresa. Pues conocer el periodo de rotación del efectivo no es ni más ni menos que saber cuántas veces al año te llegan beneficios con el mismo euro. Lógicamente esto dependerá de varios factores, si trabajas con materias primas tendrás que saber el tiempo que pasa desde que compras la mercancía hasta que facturas a tu cliente, el tiempo que pasa desde que facturas a tu cliente y éste te paga y por último el tiempo que pasa desde que compras la mercancía a tu proveedor y le pagas. El resto es muy simple, suma los días de los tres periodos y el resultado divídelo entre los 360 días del año y lo que obtengas será el periodo de rotación del efectivo.
- Tener un almacén ajustado a las necesidades mínimas de almacenamiento. Tener un almacén vale dinero, intenta averiguar cuánto vale el m2 de tu almacén por día y aplica este coste a las mercancías que pasan por él en función de los días de estancia. Tu almacén no puede ser un hotel para tus productos o materias primas y si por circunstancias debe serlo, tienes que tener muy claro el dinero que esa circunstancia te esta costando.
- Saber siempre lo que debes y lo que te deben. La estructura financiera de una empresa debe estar planteada de antemano, es decir cómo se financia mi empresa: una parte con el dinero que aportan los socios, otra parte con los beneficios que ha generado y que han quedado como reservas y otra parte con recursos ajenos: entidades financieras. Pero hay otra parte de financiación que puedes conseguir gratis si sabes negociar bien los plazos de cobro con tus clientes (acortándolos), y los plazos de pago con tus proveedores (alargándolos).
- Saber el riesgo que corres con los saldos pendientes de tus clientes y el riesgo que tus proveedores te están concediendo. En los tiempos que corren es imprescindible asignar a cada cliente el riesgo que consideramos que podemos concederle de la misma forma que nuestros proveedores lo harán con nosotros. Intentemos cumplir siempre con lo acordado con los proveedores, en la medida que confíen en nosotros, podremos beneficiarnos a la larga de un mayor crédito para caso de necesitarlo.
- Saber lo que te cobra tu banco en concepto de comisiones e intereses, así como el riesgo que te han concedido y cómo lo estas avalando. Hoy en día ya no vale aquello de “es mi banco de toda la vida, saben que soy una persona seria, etc…”, los bancos van a lo que van y por nuestra parte debemos hacer lo propio, intentaremos estar siempre ojo avizor para conseguir aquellos productos que necesitemos para nuestra empresa al mejor precio y en las mejores condiciones. Una póliza de crédito puede ser un producto que tengamos en un banco, sin embargo para operar con un proveedor de Taiwán tal vez el banco que opera con mejores condiciones y de forma más especializada puede ser otro distinto y a la vez podemos tener un crédito hipotecario en otra entidad que nos ofrece mejores condiciones. No nos acobardemos, utilicemos la competencia entre las entidades financieras con astucia e intentemos sacar el mejor provecho, como hacen ellos.
- Por último algo que siempre se comenta pero que casi nadie hace, bien por pereza, bien porque se piensa que nos va a traer más complicaciones que ventajas. Tener claro qué departamentos nunca subcontratarías y estar preparado para poder subcontratar el resto: Logística, Administración, Marketing… Hay actividades que tu empresa asume como propias, pero nos hemos parado a analizar ¿por qué una empresa que fabrica zapatos, o que ofrece servicios relacionados con el turismo, o que se dedica a criar pollos, etc…, tiene que tener un ingeniero para optimizar la logística, un economista para llevar la administración y dirección financiera y un licenciado en marketingpara establecer una estrategia de comunicación que haga atractivo nuestro producto? Realmente ¿necesitamos tenerlos en plantilla?, ¿podemos mantenerlos?, ¿no estaremos cargando a nuestro producto de costes que si subcontratáramos serían mucho más reducidos? Piénsalo, seguramente los mejores profesionales montan sus propios gabinetes de trabajo y se relacionan con todo tipo de empresas en toda clase de experiencias, algo de lo que indirectamente te vas a beneficiar si los contratas, además sólo les vas a pagar por los servicios que necesites, disminuyendo así tus costes fijos.
Por lo tanto, si quieres sobrevivir a la crisis: analiza y ten siempre en cuenta cuál es tu umbral de rentabilidad y la rotación de tu efectivo, ajusta tu almacén, cobra pronto y paga lo más tarde que puedas, mucho ojo con el riesgo de pago de tus clientes y con los bancos con los que trabajas, y por último planifica la estrategia para la subcontratación de departamentos. Recuerda que en este último punto si necesitas ayuda, puedes ponerte en contacto con nosotros, te ofreceremos nuestra experiencia y servicios de estrategia de comunicación que convertirán tu coste de publicidad en una inversión muy rentable.
Charo Soriano
Finanzas y contabilidad.
