Organización de eventos

Crónica de una aventura en África

16 Feb 12 - 09:02

Puedo decir que ha acabado mi viaje a Conakry. Aunque no es exactamente así. En el momento en que empezé a escribir este post estaba en el aeropuerto Charles de Gaulle en la terminal D2 esperando mi vuelo a Valencia. Con los pies completamente helados, hacía mucho frío. En poco más de 6 horas había pasado de 30 grados a la sombra, a -10 grados. 40 grados de diferencia son demasiados para mi cuerpo…. Me dolía todo.

Pero este daño colateral no es nada con la experiencia tan intensa e interesante que he vivido.

Como es lo habitual os cuento desde el principio la crónica de esta aventura…

Hace ya unos 7 meses, la empresa Unicon nos encargó el diseño, gestión, desarrollo, coordinación y montaje de todo el material gráfico y soporte necesario para la organización del evento de colocación de la primera piedra del Hotel Camayenne***** en Conakry. La fecha en un principio era para Septiembre 2011, por diversos motivos se fue demorando hasta el pasado día 1 de Febrero.

Por supuesto, y para empezar esta aventura, lo primero fue enumerar las diferencias con respecto a un evento realizado en casa, las más importantes y prácticamente las que han definido todo el proyecto han sido la distancia, 5.000 km y el emplazamiento, África.

Como podréis imaginar, el reto es bastante interesante, Conakry es la capital de la República de Guinea de unos 4.000.000 millones de habitantes, donde la seguridad, desarrollo y servicios reinan por su ausencia….

Otro hándicap importante y muy a tener en cuenta es la lista de invitados, entre los que se encuentraban el propio presidente de Guinea y todo su séquito político de ministros y personalidades, por lo tanto el protocolo y seguridad tambíen debería ser considerado como parte fundamental.

En un principio se optó por llevar todo el material necesario (carpas, moquetas, lonas, audiovisuales…) desde origen, pero por tema de costes y desplazamiento enseguida nos dimos cuenta que era inviable. Para que os hagáis una idea desplazar mercancía desde Valencia a Conakry via marítima son unos 2 meses, entre gestiones administrativas, desplazamientos, controles, aduanas….. y transportar en avión la mercancía son unos 6€/Kilo. (Las carpas pesaban 400 Kilos, hacer el cálculo…)

Como seguro que la fecha del evento no estaría con dos meses de antelación y el transporte aéreo sería inviable, no se tuvo mas remedio que buscar a empresas locales que fueran las que suministraran el material y servicios.

Después de muchas reuniones con el cliente, esta fué la lista de necesidades y elementos necesarios para el desarrollo del evento:

–          Invitaciones.

–          Placa conmemorativa.

–          Urna de metacrilato.

–          Moqueta, decoración, cinta delimitadora.

–          Audiovisuales.

–          Megafonía.

–          4 carpas: Presidencial, discurso, invitados y catering.

–          Servicio de catering para 150-200 comensales, servilletas serigrafiadas con marca.

–          40 botellas de champagne.

–          Vestuario azafatas y camareros.

–          Soporte gráfico: Banderas, lonas…

–          Artículo de Merchandasing: Paraguas.

–          Material de montaje.

–          Reportaje fotográfico.

Bueno hasta aquí todo correcto, en fechas nos situamos mas o menos a mediados de Agosto.

Esperando tener una fecha definitiva para poder concluir invitaciones y placa, avanzamos en el resto de necesidades y a su vez los agentes locales van buscando a proveedores.

Se encuentra un servicio de catering bastante aceptable regentado por un francés asentado en Guinea que parace que tiene experiencia en este tipo de saraos, bueno todo marcha bien…. la megafonía y el atril para los discursos no son muy allá, pero es lo que hay…. y eso que se está buscando lo mejor de lo mejor…. Pero lo que no nos convence nada son las carpas, lo que nos muestran es viejo y sobretodo muy sucio… y seguimos buscando… y el tiempo va pasando.

A mediados de Septiembre, presidencia y gerencia parece que se ponen de acuerdo en la fecha y datan el evento para mediados de Octubre pero sin confirmar. Lo que está claro es que como en barco no se puede mandar la mercancía, saber con dos meses de antelación la fecha es una quimera imposible, por lo tanto se deja todo preparado hasta la confirmación para el envío en avión, de 4 a 6 días en destino.

El tiempo va pasando y sigue sin haber fecha…. parece que el evento se enfría, nadie comunica nada, nadie sabe nada… pero un viernes noche, día 27 de Enero, recibimos una llamada a las 21:30 comunicándonos que hay confirmación definitiva, el evento se produciría el miércoles 1 de Febrero.

Bueno es aquí realmente donde empieza la aventura, como os habréis dado cuenta, ya no hay tiempo de mandar la mercancía ni en avión. La solución; comprar maletas grandes e intentar meter todo lo que podamos en ellas, pagar lo que nos pidan por sobreequipaje y rezar para que no se pierda nada, porque solo tendremos 24 horas para el montaje y organización de todo una vez lleguemos al destino.

A partir de aquí las fotos hablan por si solas….

Os dejo unas fotos del entorno, para que os hagáis una idea del lugar:

evento primera piedra montaje unicon conakryevento primera piedra montaje unicon conakry Africa

 

Y ahora unas instantáneas del montaje:

evento primera piedra entorno unicon conakry Africaevento primera piedra entorno unicon conakry

 

Y ahora el resultado final, la verdad que a pesar de todo…. salvamos los muebles.

 

Espero que os guste.

 

Angel Gil

Founder. Production Manager & New Busisness

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Angela.- posicionamiento sem dice:

Que buen post. Gracias por la informaci

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